Funktionen Komplettera sändning gör det möjligt för externa parter att komplettera sändningsinformation utan att logga in i nShift TMS. Det gör det möjligt att upprätthålla korrekta och fullständiga sändningsdata i hela leveransnätverket, även när inte alla har direkt åtkomst till systemet. Relevanta användare kan lägga till eller uppdatera information via en unik offentlig länk som är kopplad till en specifik sändning.

Funktionen är särskilt användbar när automatiserade integrationer, streckkodsskanning eller systemåtkomst inte är tillgängliga.

Vad funktionen används till

Med Komplettera sändning kan behöriga externa parter komplettera och uppdatera sändningsinformation, till exempel:

• Transportstatusar (till exempel: Hämtad, Under transport, Levererad)
• Uppdateringar av ETA och ETD
• Prisinformation
• Stöddokument (fraktsedel, undertecknad CMR, proformafaktura)
• Foton av stuvade pallar eller skadat gods

Alla uppdateringar skrivs direkt till sändningsposten i TMS och blir en del av den officiella sändningshistoriken. När informationen har lagrats i TMS kan du använda utlösare och arbetsflöden för att meddela andra system eller starta processer.

Exempel:

• Starta automatiskt ett skadeärende när ett foto av skadat gods laddas upp
• Frisläpp en försäljningsorder för fakturering när statusen Levererad registreras
• Meddela anslutna system när ETA eller ETD uppdateras

Komplettera sändning är därför inte bara ett verktyg för manuella uppdateringar, utan också ett sätt att driva efterföljande automatisering.
 

Så fungerar åtkomsten

Åtkomst ges via en unik länk som är kopplad till en specifik sändning. Länken fungerar som en säker åtkomsttoken. Alla som har länken kan uppdatera den specifika sändningen, men länken ger inte åtkomst till andra sändningar eller systemfunktioner.

Vanliga sätt att komma åt Komplettera sändning är:

• Öppna en länk från ett ERP-system
• Öppna en länk från ett bokningsmejl som skickats till en transportör
• Skanna en QR-kod med en mobiltelefon (till exempel när funktionen används av en förare)

Ingen inloggning i nShift TMS krävs.
 

Så uppdaterar du en sändning

1. Kontrollera sändningsuppgifterna

När du öppnar länken ser du viktig sändningsinformation, till exempel:

• Sändningsnummer
• Avsändare och mottagare
• Aktuell status
• Tidsstämpel för senaste händelsen

Kontrollera alltid att du uppdaterar rätt sändning innan du fortsätter.

2. Välj informationen som ska uppdateras

Beroende på konfigurationen kan du eventuellt:

• Registrera en transportstatus
• Uppdatera ETA eller ETD
• Lägga till prisinformation
• Ladda upp stöddokumentation
   

Tillgängliga statusalternativ omfattar vanligtvis:

• Hämtad
• Anlänt till terminal
• Under transport
• Ute för leverans
• Levererad
• Leverans misslyckades
• Returnerad till avsändaren

Endast händelser som är konfigurerade i din TMS-miljö visas.

3. Ange datum och tid

Beroende på systeminställningarna kan aktuellt datum och aktuell tid fyllas i automatiskt. Du kan eventuellt justera tidsstämpeln om händelsen inträffade tidigare. Korrekta tidsstämplar är viktiga eftersom de påverkar synligheten i spårningen och systemintegrationerna.

4. Lägg till en kommentar (valfritt)

Du kan lägga till ytterligare information för att förtydliga uppdateringen.

Exempel:

• Levererad till receptionen
• Kunden var inte tillgänglig, nytt leveransförsök är planerat
• Lämnad vid lagerport 3

Kommentarer kan vara synliga i spårningsportaler och aviseringar.

5. Skicka uppdateringen

När du skickar uppdateringen uppdateras sändningsposten i TMS omedelbart och händelsen blir en del av sändningshistoriken. Konfigurerade aviseringar och systemutlösare kan aktiveras. Om felaktig information skickas in kan du lägga till en ny uppdatering för att korrigera uppgifterna.

Ladda upp dokument

Du kan bifoga dokument och bilder direkt till sändningen från den offentliga sidan. Det kan omfatta både transportdokumentation och visuella bevis som rör sändningen.

Exempel på filer som du kan ladda upp:

• Fraktsedel
• Undertecknad CMR
• Leveransbevis (POD)
• Proformafaktura
• Foton av lastade eller stuvade pallar
• Foton av skadade paket eller skadat gods

Så laddar du upp en fil

1. Gå till avsnittet Documents eller Upload.
2. Klicka på Upload file, Add document eller uppladdningsikonen (beroende på ditt gränssnitt).
3. Välj filen från din enhet.
4. Lägg till en kort beskrivning om möjligt (till exempel: Undertecknad CMR, Foto av pall 3 eller Skadat paket vid ankomst).
5. Klicka på Save eller Submit.

Den uppladdade filen blir en del av sändningsposten i TMS och är synlig för användare som har åtkomst till den aktuella sändningen.

Säkerhet och behörigheter

Även om inloggning inte krävs är åtkomsten begränsad genom en unik länk som är kopplad till den specifika sändningen. Endast användare som har fått länken kan uppdatera sändningen. Länken ger inte åtkomst till andra sändningar eller andra delar av systemet.

Av säkerhetsskäl bör du endast dela länken med behöriga parter och inte publicera den i offentliga kanaler.

Bästa praxis

• Kontrollera alltid sändningsnumret innan du uppdaterar
• Använd tydliga och sakliga kommentarer
• Se till att tidsstämplarna är korrekta
• Ladda upp relevant stöddokumentation
• Skicka uppdateringar så snart som möjligt efter att händelsen har inträffat

Konsekventa och korrekta uppdateringar förbättrar transparensen i leveransen, minskar behovet av manuell uppföljning och möjliggör automatiserade efterföljande processer.