Funksjonen Suppler sending gjør det mulig for eksterne parter å supplere forsendelsesinformasjon uten å logge inn i nShift TMS. Dette gjør det mulig å opprettholde nøyaktige og komplette forsendelsesdata på tvers av leveringsnettverket, selv når ikke alle har direkte tilgang til systemet. Relevante brukere kan legge til eller oppdatere informasjon via en unik offentlig lenke som er knyttet til en bestemt sending.
Denne funksjonen er spesielt nyttig når automatiserte integrasjoner, strekkodeskanning eller systemtilgang ikke er tilgjengelig.
Hva funksjonen brukes til
Suppler sending gjør det mulig for autoriserte eksterne parter å supplere og oppdatere forsendelsesinformasjon, for eksempel:
- Transportstatuser (for eksempel: Hentet, Under transport, Levert)
- Oppdateringer av ETA og ETD
- Prisinformasjon
- Støttedokumenter (fraktbrev, signert CMR, proformafaktura)
- Bilder av stuede paller eller skadede varer
Alle oppdateringer skrives direkte til sendingsposten i TMS og blir en del av den offisielle forsendelseshistorikken. Når informasjonen er lagret i TMS, kan du bruke utløsere og arbeidsflyter til å varsle andre systemer eller starte prosesser.
Eksempler:
- Start automatisk et erstatningskrav når et bilde av skadede varer lastes opp
- Frigi en salgsordre til fakturering når statusen Levert registreres
- Varsle tilkoblede systemer når ETA eller ETD oppdateres
Suppler sending er derfor ikke bare et verktøy for manuelle oppdateringer, men også en måte å drive videre automatisering på.
Slik fungerer tilgangen
Tilgang gis via en unik lenke som er knyttet til en bestemt sending. Lenken fungerer som et sikkert tilgangstoken. Alle som har lenken, kan oppdatere den aktuelle sendingen, men lenken gir ikke tilgang til andre sendinger eller systemfunksjoner.
Vanlige måter å få tilgang til Suppler sending på er:
- Åpne en lenke fra et ERP-system
- Åpne en lenke fra en bestillings-e-post sendt til en transportør
- Skanne en QR-kode med en mobiltelefon (for eksempel når funksjonen brukes av en sjåfør)
Det kreves ikke innlogging i nShift TMS.
Slik oppdaterer du en sending
1. Kontroller sendingsdetaljene
Når du åpner lenken, ser du viktig forsendelsesinformasjon, for eksempel:
- Sendingsnummer
- Avsender og mottaker
- Gjeldende status
- Tidsstempel for siste hendelse
Kontroller alltid at du oppdaterer riktig sending før du fortsetter.
2. Velg informasjonen som skal oppdateres
Avhengig av konfigurasjonen kan du kanskje:
- Registrere en transportstatus
- Oppdatere ETA eller ETD
- Legge til prisinformasjon
- Laste opp støttedokumentasjon
Tilgjengelige statusalternativer omfatter vanligvis:
- Hentet
- Ankommet terminal
- Under transport
- Ute for levering
- Levert
- Levering mislyktes
- Returnert til avsender
Bare hendelser som er konfigurert i TMS-miljøet ditt, vises.
3. Angi dato og klokkeslett
Avhengig av systeminnstillingene kan gjeldende dato og klokkeslett fylles ut automatisk. Du kan kanskje justere tidsstempelet hvis hendelsen skjedde tidligere. Nøyaktige tidsstempler er viktige, siden de påvirker synligheten i sporingen og systemintegrasjonene.
4. Legg til en kommentar (valgfritt)
Du kan legge til flere detaljer for å tydeliggjøre oppdateringen.
Eksempler:
- Levert til resepsjonen
- Kunden var ikke tilgjengelig, nytt leveringsforsøk er planlagt
- Satt igjen ved lagerport 3
Kommentarer kan være synlige i sporingsportaler og varsler.
5. Send inn oppdateringen
Når du sender inn oppdateringen, oppdateres sendingsposten i TMS umiddelbart, og hendelsen blir en del av forsendelseshistorikken. Konfigurerte varsler og systemutløsere kan aktiveres. Hvis feil informasjon sendes inn, kan du legge til en ny oppdatering for å korrigere opplysningene.
Last opp dokumenter
Du kan legge ved dokumenter og bilder direkte på sendingen fra den offentlige siden. Dette kan omfatte både transportdokumentasjon og visuell dokumentasjon knyttet til sendingen.
Eksempler på filer du kan laste opp:
- Fraktbrev
- Signert CMR
- Leveringsbevis (POD)
- Proformafaktura
- Bilder av lastede eller stuede paller
- Bilder av skadede pakker eller varer
Slik laster du opp en fil
- Gå til delen Documents eller Upload.
- Klikk på Upload file, Add document eller opplastingsikonet (avhengig av grensesnittet ditt).
- Velg filen fra enheten din.
- Legg til en kort beskrivelse hvis tilgjengelig (for eksempel: Signert CMR, Bilde av pall 3 eller Skadet pakke ved ankomst).
- Klikk på Save eller Submit.
Den opplastede filen blir en del av sendingsposten i TMS og er synlig for brukere som har tilgang til den aktuelle sendingen.
Sikkerhet og tillatelser
Selv om innlogging ikke er nødvendig, er tilgangen begrenset gjennom en unik lenke som er knyttet til den spesifikke sendingen. Bare brukere som har mottatt lenken, kan oppdatere sendingen. Lenken gir ikke tilgang til andre sendinger eller andre deler av systemet.
Av sikkerhetsgrunner bør du bare dele lenken med autoriserte parter og ikke publisere den i offentlige kanaler.
Beste praksis
- Kontroller alltid sendingsnummeret før du oppdaterer
- Bruk tydelige og faktabaserte kommentarer
- Sørg for at tidsstemplene er nøyaktige
- Last opp relevant støttedokumentasjon
- Send inn oppdateringer så snart som mulig etter at hendelsen har funnet sted
Konsistente og nøyaktige oppdateringer forbedrer transparensen i leveringen, reduserer behovet for manuell oppfølging og muliggjør automatiserte etterfølgende prosesser.