Met de functie Zending aanvullen kunnen externe partijen verzendinformatie aanvullen zonder in te loggen bij nShift TMS. Zo kunt u nauwkeurige en volledige verzendgegevens binnen uw hele bezorgnetwerk bijhouden, zelfs wanneer niet iedereen rechtstreeks toegang heeft tot het systeem. Relevante gebruikers kunnen informatie toevoegen of bijwerken via een unieke openbare link die aan een specifieke zending is gekoppeld.
Deze functie is met name handig wanneer geautomatiseerde integraties, het scannen van barcodes of toegang tot het systeem niet beschikbaar zijn.
Waarvoor deze functie wordt gebruikt
Met Zending aanvullen kunnen bevoegde externe partijen verzendinformatie aanvullen en bijwerken, zoals:
- Transportstatussen (bijvoorbeeld: Opgehaald, Onderweg, Afgeleverd)
- Updates van ETA en ETD
- Prijsinformatie
- Ondersteunende documenten (vrachtbrief, ondertekende CMR, pro-formafactuur)
- Foto's van gestuwde pallets of beschadigde goederen
Alle updates worden rechtstreeks naar de zendingsgegevens in TMS geschreven en worden onderdeel van de officiële verzendgeschiedenis. Zodra de informatie in TMS is opgeslagen, kunt u triggers en workflows gebruiken om andere systemen op de hoogte te stellen of processen te starten.
Voorbeelden:
- Automatisch een schadeclaim starten wanneer een foto van beschadigde goederen wordt geüpload
- Een verkooporder vrijgeven voor facturering wanneer de status Afgeleverd wordt geregistreerd
- Aangesloten systemen op de hoogte stellen wanneer ETA of ETD wordt bijgewerkt
Zending aanvullen is daarom niet alleen een hulpmiddel voor handmatige updates, maar ook een manier om verdere processen te automatiseren.
Hoe toegang werkt
Toegang wordt verleend via een unieke link die aan een specifieke zending is gekoppeld. De link fungeert als een beveiligd toegangstoken. Iedereen die over de link beschikt, kan die specifieke zending bijwerken, maar de link geeft geen toegang tot andere zendingen of systeemfuncties.
Veelgebruikte manieren om toegang te krijgen tot Zending aanvullen zijn:
- Een link openen vanuit een ERP-systeem
- Een link openen vanuit een boekingsmail die naar een vervoerder is verzonden
- Een QR-code scannen met een mobiele telefoon (bijvoorbeeld wanneer deze door een chauffeur wordt gebruikt)
Inloggen bij nShift TMS is niet vereist.
Een zending bijwerken
1. Controleer de zendingsgegevens
Wanneer u de link opent, ziet u belangrijke verzendinformatie, zoals:
- Zendingsnummer
- Afzender en ontvanger
- Huidige status
- Tijdstempel van de meest recente gebeurtenis
Controleer altijd of u de juiste zending bijwerkt voordat u verdergaat.
2. Selecteer de informatie die u wilt bijwerken
Afhankelijk van de configuratie kunt u mogelijk:
- Een transportstatus registreren
- ETA of ETD bijwerken
- Prijsinformatie toevoegen
- Ondersteunende documentatie uploaden
Beschikbare statusopties zijn doorgaans:
- Opgehaald
- Aangekomen bij terminal
- Onderweg
- Onderweg voor bezorging
- Afgeleverd
- Bezorging mislukt
- Retour naar afzender
Alleen gebeurtenissen die in uw TMS-omgeving zijn geconfigureerd, worden weergegeven.
3. Stel de datum en tijd in
Afhankelijk van de systeeminstellingen kunnen de huidige datum en tijd automatisch worden ingevuld. Mogelijk kunt u het tijdstempel aanpassen als de gebeurtenis eerder heeft plaatsgevonden. Nauwkeurige tijdstempels zijn belangrijk, omdat ze van invloed zijn op de zichtbaarheid van trackinggegevens en systeemintegraties.
4. Voeg een opmerking toe (optioneel)
U kunt aanvullende informatie toevoegen om de update te verduidelijken.
Voorbeelden:
- Afgeleverd bij de receptie
- Klant niet aanwezig, nieuwe bezorgpoging gepland
- Achtergelaten bij magazijnpoort 3
Opmerkingen kunnen zichtbaar zijn in trackingportalen en meldingen.
5. Dien de update in
Wanneer u de update indient, worden de zendingsgegevens in TMS onmiddellijk bijgewerkt en wordt de gebeurtenis onderdeel van de verzendgeschiedenis. Geconfigureerde meldingen en systeemtriggers kunnen worden geactiveerd. Als onjuiste informatie wordt ingediend, kan een nieuwe update worden toegevoegd om de gegevens te corrigeren.
Documenten uploaden
U kunt documenten en afbeeldingen rechtstreeks vanaf de openbare pagina aan de zending toevoegen. Dit kan zowel transportdocumentatie als visueel bewijs met betrekking tot de zending omvatten.
Voorbeelden van bestanden die u kunt uploaden:
- Vrachtbrief
- Ondertekende CMR
- Afleveringsbewijs (POD)
- Pro-formafactuur
- Foto's van geladen of gestuwde pallets
- Foto's van beschadigde pakketten of goederen
Een bestand uploaden
- Ga naar de sectie Documents of Upload.
- Klik op Upload file, Add document of het uploadpictogram (afhankelijk van uw interface).
- Selecteer het bestand op uw apparaat.
- Voeg indien mogelijk een korte beschrijving toe (bijvoorbeeld: Ondertekende CMR, Foto van pallet 3 of Beschadigd pakket bij aankomst).
- Klik op Save of Submit.
Het geüploade bestand wordt onderdeel van de zendingsgegevens in TMS en is zichtbaar voor gebruikers die toegang hebben tot die zending.
Beveiliging en machtigingen
Hoewel inloggen niet vereist is, wordt de toegang beperkt via een unieke link voor de specifieke zending. Alleen gebruikers die de link hebben ontvangen, kunnen de zending bijwerken. De link geeft geen toegang tot andere zendingen of andere onderdelen van het systeem.
Deel de link om veiligheidsredenen alleen met bevoegde partijen en publiceer de link niet via openbare kanalen.
Best practices
- Controleer altijd het zendingsnummer voordat u een update uitvoert
- Gebruik duidelijke en feitelijke opmerkingen
- Zorg ervoor dat tijdstempels nauwkeurig zijn
- Upload ondersteunende documentatie wanneer dat relevant is
- Dien updates zo snel mogelijk na de gebeurtenis in
Consistente en nauwkeurige updates verbeteren de transparantie van de bezorging, verminderen de noodzaak van handmatige opvolging en maken geautomatiseerde vervolgprocessen mogelijk.