Täydennä lähetystä -toiminnon avulla ulkopuoliset osapuolet voivat täydentää lähetystietoja kirjautumatta nShift TMS:ään. Sen avulla lähetystiedot voidaan pitää tarkkoina ja täydellisinä koko toimitusverkostossa, vaikka kaikilla osapuolilla ei olisi suoraa pääsyä järjestelmään. Asianomaiset käyttäjät voivat lisätä tai päivittää tietoja yksilöllisen julkisen linkin kautta, joka on yhdistetty tiettyyn lähetykseen.
Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen silloin, kun automaattisia integraatioita, viivakoodin skannausta tai pääsyä järjestelmään ei ole käytettävissä.
Mihin toimintoa käytetään
Täydennä lähetystä -toiminnon avulla valtuutetut ulkopuoliset osapuolet voivat täydentää ja päivittää lähetystietoja, kuten:
- Kuljetustiloja (esimerkiksi: Noudettu, Kuljetuksessa, Toimitettu)
- ETA- ja ETD-päivityksiä
- Hintatietoja
- Liiteasiakirjoja (rahtikirja, allekirjoitettu CMR, proformalasku)
- Kuvia kuormatuista lavoista tai vahingoittuneista tavaroista
Kaikki päivitykset tallennetaan suoraan TMS:n lähetystietoihin, ja niistä tulee osa lähetyksen virallista historiaa. Kun tiedot on tallennettu TMS:ään, voit käyttää käynnistimiä ja työnkulkuja muiden järjestelmien ilmoittamiseen tai prosessien käynnistämiseen.
Esimerkkejä:
- Käynnistä korvausvaatimus automaattisesti, kun kuva vahingoittuneista tavaroista ladataan
- Vapauta myyntitilaus laskutukseen, kun tilaksi rekisteröidään Toimitettu
- Ilmoita yhdistetyille järjestelmille, kun ETA tai ETD päivitetään
Täydennä lähetystä ei siis ole pelkästään manuaalinen päivitystoiminto, vaan sen avulla voidaan myös käynnistää automatisoituja jatkoprosesseja.
Miten käyttöoikeus toimii
Käyttöoikeus annetaan yksilöllisen linkin kautta, joka on yhdistetty tiettyyn lähetykseen. Linkki toimii suojattuna käyttöoikeustunnuksena. Kuka tahansa, jolla on linkki, voi päivittää kyseistä lähetystä, mutta linkki ei anna pääsyä muihin lähetyksiin tai järjestelmän muihin toimintoihin.
Yleisiä tapoja käyttää Täydennä lähetystä -toimintoa ovat:
- Linkin avaaminen ERP-järjestelmästä
- Linkin avaaminen kuljetusliikkeelle lähetetystä varausviestistä
- QR-koodin skannaaminen matkapuhelimella (esimerkiksi kuljettajan käyttäessä toimintoa)
nShift TMS:ään ei tarvitse kirjautua.
Lähetyksen päivittäminen
1. Tarkista lähetystiedot
Kun avaat linkin, näet lähetyksen tärkeimmät tiedot, kuten:
- Lähetysnumero
- Lähettäjä ja vastaanottaja
- Nykyinen tila
- Viimeisimmän tapahtuman aikaleima
Varmista aina ennen jatkamista, että päivität oikeaa lähetystä.
2. Valitse päivitettävät tiedot
Määrityksistä riippuen voit ehkä:
- Rekisteröidä kuljetustilan
- Päivittää ETA:n tai ETD:n
- Lisätä hintatietoja
- Ladata liiteasiakirjoja
Käytettävissä olevia tilavaihtoehtoja ovat yleensä:
- Noudettu
- Saapunut terminaaliin
- Kuljetuksessa
- Jakelussa
- Toimitettu
- Toimitus epäonnistui
- Palautettu lähettäjälle
Vain TMS-ympäristössäsi määritetyt tapahtumat näytetään.
3. Aseta päivämäärä ja kellonaika
Järjestelmäasetuksista riippuen nykyinen päivämäärä ja kellonaika voidaan täyttää automaattisesti. Voit ehkä muuttaa aikaleimaa, jos tapahtuma sattui aikaisemmin. Tarkat aikaleimat ovat tärkeitä, sillä ne vaikuttavat seurantatietojen näkyvyyteen ja järjestelmäintegraatioihin.
4. Lisää kommentti (valinnainen)
Voit lisätä lisätietoja päivityksen selventämiseksi.
Esimerkkejä:
- Toimitettu vastaanottoon
- Asiakas ei ollut paikalla, uusi toimitusyritys on ajoitettu
- Jätetty varaston portille 3
Kommentit voivat näkyä seurantaportaaleissa ja ilmoituksissa.
5. Lähetä päivitys
Kun lähetät päivityksen, TMS:n lähetystiedot päivitetään välittömästi ja tapahtumasta tulee osa lähetyksen historiaa. Määritetyt ilmoitukset ja järjestelmän käynnistimet voidaan aktivoida. Jos lähetetyt tiedot ovat virheellisiä, tiedot voidaan korjata lisäämällä uusi päivitys.
Asiakirjojen lataaminen
Voit liittää asiakirjoja ja kuvia suoraan lähetykseen julkiselta sivulta. Niihin voi sisältyä sekä kuljetusasiakirjoja että lähetykseen liittyviä kuvallisia todisteita.
Esimerkkejä ladattavista tiedostoista:
- Rahtikirja
- Allekirjoitettu CMR
- Toimitustodistus (POD)
- Proformalasku
- Kuvia lastatuista tai kuormatuista lavoista
- Kuvia vahingoittuneista paketeista tai tavaroista
Tiedoston lataaminen
- Siirry Documents- tai Upload-osioon.
- Napsauta Upload file-, Add document-painiketta tai latauskuvaketta (käyttöliittymästäsi riippuen).
- Valitse tiedosto laitteeltasi.
- Lisää lyhyt kuvaus, jos mahdollista (esimerkiksi: Allekirjoitettu CMR, Kuva lavasta 3 tai Paketti vahingoittunut saapuessa).
- Napsauta Save tai Submit.
Ladatusta tiedostosta tulee osa TMS:n lähetystietoja, ja se näkyy käyttäjille, joilla on pääsy kyseiseen lähetykseen.
Tietoturva ja käyttöoikeudet
Vaikka kirjautumista ei vaadita, käyttöoikeus on rajattu yksilöllisellä, lähetyskohtaisella linkillä. Vain linkin saaneet käyttäjät voivat päivittää lähetystä. Linkki ei anna pääsyä muihin lähetyksiin tai järjestelmän muihin osiin.
Tietoturvasyistä linkki tulee jakaa vain valtuutetuille osapuolille, eikä sitä saa julkaista julkisissa kanavissa.
Parhaat käytännöt
- Tarkista aina lähetysnumero ennen päivittämistä
- Käytä selkeitä ja tosiasioihin perustuvia kommentteja
- Pidä aikaleimat tarkkoina
- Lataa tarvittaessa asiaankuuluvat liiteasiakirjat
- Lähetä päivitykset mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen
Johdonmukaiset ja tarkat päivitykset parantavat toimitusten läpinäkyvyyttä, vähentävät manuaalisen seurannan tarvetta ja mahdollistavat automatisoidut jatkoprosessit.