Mit der Funktion Sendung ergänzen können externe Parteien Versandinformationen ergänzen, ohne sich bei nShift TMS anzumelden. So lassen sich genaue und vollständige Sendungsdaten in Ihrem gesamten Liefernetzwerk pflegen, selbst wenn nicht alle Beteiligten direkten Zugriff auf das System haben. Berechtigte Benutzer können Informationen über einen eindeutigen öffentlichen Link hinzufügen oder aktualisieren, der mit einer bestimmten Sendung verknüpft ist.

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn automatisierte Integrationen, Barcode-Scans oder der Systemzugriff nicht verfügbar sind.

Wofür diese Funktion verwendet wird

Mit Sendung ergänzen können autorisierte externe Parteien Sendungsinformationen ergänzen und aktualisieren, zum Beispiel:

• Transportstatus (zum Beispiel: Abgeholt, Im Transport, Zugestellt)
• ETA- und ETD-Aktualisierungen
• Preisinformationen
• Begleitdokumente (Frachtbrief, unterschriebener CMR, Pro-forma-Rechnung)
• Fotos von verstauten Paletten oder beschädigten Waren

Alle Aktualisierungen werden direkt in den Sendungsdatensatz in TMS geschrieben und werden Teil der offiziellen Sendungshistorie. Sobald die Informationen in TMS gespeichert sind, können Sie Trigger und Workflows verwenden, um andere Systeme zu benachrichtigen oder Prozesse auszulösen.

Beispiele:

• Automatisch einen Schadensfall auslösen, wenn ein Foto beschädigter Waren hochgeladen wird
• Einen Verkaufsauftrag zur Rechnungsstellung freigeben, wenn der Status Zugestellt registriert wird
• Verbundene Systeme benachrichtigen, wenn ETA oder ETD aktualisiert wird

Sendung ergänzen ist daher nicht nur ein Werkzeug für manuelle Aktualisierungen, sondern auch eine Möglichkeit, nachgelagerte Prozesse zu automatisieren.
 

So funktioniert der Zugriff

Der Zugriff erfolgt über einen eindeutigen Link, der mit einer bestimmten Sendung verknüpft ist. Der Link dient als sicheres Zugriffstoken. Jeder, der über den Link verfügt, kann diese bestimmte Sendung aktualisieren. Der Link gewährt jedoch keinen Zugriff auf andere Sendungen oder Systemfunktionen.

Häufige Möglichkeiten für den Zugriff auf Sendung ergänzen sind:

• Öffnen eines Links aus einem ERP-System
• Öffnen eines Links aus einer Buchungs-E-Mail, die an einen Frachtführer gesendet wurde
• Scannen eines QR-Codes mit einem Mobiltelefon (zum Beispiel bei Verwendung durch einen Fahrer)

Eine Anmeldung bei nShift TMS ist nicht erforderlich.
 

So aktualisieren Sie eine Sendung

1. Sendungsdetails überprüfen

Wenn Sie den Link öffnen, sehen Sie wichtige Sendungsinformationen, zum Beispiel:

• Sendungsnummer
• Absender und Empfänger
• Aktueller Status
• Zeitstempel des letzten Ereignisses

Vergewissern Sie sich immer, dass Sie die richtige Sendung aktualisieren, bevor Sie fortfahren.

2. Zu aktualisierende Informationen auswählen

Je nach Konfiguration können Sie möglicherweise:

• Einen Transportstatus registrieren
• ETA oder ETD aktualisieren
• Preisinformationen hinzufügen
• Begleitdokumente hochladen
   

Typischerweise stehen folgende Statusoptionen zur Verfügung:

• Abgeholt
• Am Terminal eingetroffen
• Im Transport
• In Zustellung
• Zugestellt
• Zustellung fehlgeschlagen
• An Absender zurückgesendet

Es werden nur Ereignisse angezeigt, die in Ihrer TMS-Umgebung konfiguriert sind.

3. Datum und Uhrzeit festlegen

Je nach Systemeinstellungen können das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit automatisch ausgefüllt werden. Möglicherweise können Sie den Zeitstempel anpassen, wenn das Ereignis früher stattgefunden hat. Genaue Zeitstempel sind wichtig, da sie die Sichtbarkeit in der Sendungsverfolgung und Systemintegrationen beeinflussen.

4. Kommentar hinzufügen (optional)

Sie können zusätzliche Details hinzufügen, um die Aktualisierung zu erläutern.

Beispiele:

• An der Rezeption zugestellt
• Kunde nicht angetroffen, neuer Zustellversuch geplant
• Am Lagertor 3 abgestellt

Kommentare können in Tracking-Portalen und Benachrichtigungen sichtbar sein.

5. Aktualisierung übermitteln

Wenn Sie die Aktualisierung übermitteln, wird der Sendungsdatensatz in TMS sofort aktualisiert und das Ereignis wird Teil der Sendungshistorie. Konfigurierte Benachrichtigungen und Systemtrigger können aktiviert werden. Wenn falsche Informationen übermittelt wurden, kann eine neue Aktualisierung hinzugefügt werden, um den Datensatz zu korrigieren.

Dokumente hochladen

Sie können Dokumente und Bilder direkt über die öffentliche Seite an die Sendung anhängen. Dies kann sowohl Transportdokumentation als auch visuelle Nachweise zur Sendung umfassen.

Beispiele für Dateien, die Sie hochladen können:

• Frachtbrief
• Unterschriebener CMR
• Zustellnachweis (POD)
• Pro-forma-Rechnung
• Fotos von geladenen oder verstauten Paletten
• Fotos beschädigter Pakete oder Waren

So laden Sie eine Datei hoch

1. Gehen Sie zum Bereich Documents oder Upload.
2. Klicken Sie auf Upload file, Add document oder auf das Upload-Symbol (abhängig von Ihrer Benutzeroberfläche).
3. Wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus.
4. Fügen Sie, falls verfügbar, eine kurze Beschreibung hinzu (zum Beispiel: Unterschriebener CMR, Foto von Palette 3 oder Beschädigtes Paket bei Ankunft).
5. Klicken Sie auf Save oder Submit.

Die hochgeladene Datei wird Teil des Sendungsdatensatzes in TMS und ist für Benutzer sichtbar, die Zugriff auf diese Sendung haben.

Sicherheit und Berechtigungen

Obwohl keine Anmeldung erforderlich ist, wird der Zugriff über einen eindeutigen, sendungsspezifischen Link eingeschränkt. Nur Benutzer, die den Link erhalten haben, können die Sendung aktualisieren. Der Link bietet keinen Zugriff auf andere Sendungen oder andere Bereiche des Systems.

Geben Sie den Link aus Sicherheitsgründen nur an autorisierte Parteien weiter und veröffentlichen Sie ihn nicht in öffentlichen Kanälen.

Bewährte Vorgehensweisen

• Überprüfen Sie vor einer Aktualisierung immer die Sendungsnummer
• Verwenden Sie klare und sachliche Kommentare
• Achten Sie auf genaue Zeitstempel
• Laden Sie relevante Begleitdokumente hoch
• Übermitteln Sie Aktualisierungen so schnell wie möglich nach dem Ereignis

Einheitliche und genaue Aktualisierungen verbessern die Transparenz der Zustellung, reduzieren den manuellen Nachverfolgungsaufwand und ermöglichen automatisierte nachgelagerte Prozesse.