Funktionen Suppler forsendelse gør det muligt for eksterne parter at supplere forsendelsesoplysninger uden at logge ind på nShift TMS. Det gør det muligt at vedligeholde nøjagtige og komplette forsendelsesdata på tværs af dit leveringsnetværk, selv når ikke alle har direkte adgang til systemet. Relevante brugere kan tilføje eller opdatere oplysninger via et unikt offentligt link, der er knyttet til en specifik forsendelse.
Denne funktion er særligt nyttig, når automatiserede integrationer, stregkodescanning eller systemadgang ikke er tilgængelige.
Hvad denne funktion bruges til
Suppler forsendelse gør det muligt for autoriserede eksterne parter at supplere og opdatere forsendelsesoplysninger såsom:
- Transportstatusser (for eksempel: Afhentet, Under transport, Leveret)
- Opdateringer af ETA og ETD
- Prisoplysninger
- Understøttende dokumenter (fragtbrev, underskrevet CMR, proformafaktura)
- Fotos af stuvede paller eller beskadigede varer
Alle opdateringer skrives direkte til forsendelsesposten i TMS og bliver en del af den officielle forsendelseshistorik. Når oplysningerne er gemt i TMS, kan du bruge udløsere og workflows til at underrette andre systemer eller igangsætte processer.
Eksempler:
- Start automatisk en skadesanmeldelse, når et foto af beskadigede varer uploades
- Frigiv en salgsordre til fakturering, når statussen Leveret registreres
- Underret tilsluttede systemer, når ETA eller ETD opdateres
Suppler forsendelse er derfor ikke kun et værktøj til manuelle opdateringer, men også en måde at drive efterfølgende automatiserede processer på.
Sådan fungerer adgang
Adgang gives via et unikt link, der er knyttet til en specifik forsendelse. Linket fungerer som et sikkert adgangstoken. Alle, der har linket, kan opdatere den specifikke forsendelse, men linket giver ikke adgang til andre forsendelser eller systemfunktioner.
Almindelige måder at få adgang til Suppler forsendelse på omfatter:
- Åbning af et link fra et ERP-system
- Åbning af et link fra en booking-e-mail sendt til en transportør
- Scanning af en QR-kode med en mobiltelefon (for eksempel når den bruges af en chauffør)
Der kræves ikke login til nShift TMS.
Sådan opdaterer du en forsendelse
1. Kontrollér forsendelsesoplysningerne
Når du åbner linket, vil du se vigtige forsendelsesoplysninger såsom:
- Forsendelsesnummer
- Afsender og modtager
- Aktuel status
- Tidsstempel for seneste hændelse
Kontrollér altid, at du opdaterer den korrekte forsendelse, før du fortsætter.
2. Vælg de oplysninger, der skal opdateres
Afhængigt af konfigurationen kan du muligvis:
- Registrere en transportstatus
- Opdatere ETA eller ETD
- Tilføje prisoplysninger
- Uploade understøttende dokumentation
Tilgængelige statusmuligheder omfatter typisk:
- Afhentet
- Ankommet til terminal
- Under transport
- Ude til levering
- Leveret
- Levering mislykkedes
- Returneret til afsender
Kun hændelser, der er konfigureret i dit TMS-miljø, vises.
3. Angiv dato og klokkeslæt
Afhængigt af systemindstillingerne kan den aktuelle dato og det aktuelle klokkeslæt blive udfyldt automatisk. Du kan muligvis justere tidsstemplet, hvis hændelsen fandt sted tidligere. Nøjagtige tidsstempler er vigtige, da de påvirker sporingsvisningen og systemintegrationerne.
4. Tilføj en kommentar (valgfrit)
Du kan tilføje yderligere oplysninger for at præcisere opdateringen.
Eksempler:
- Leveret til receptionen
- Kunden var ikke til stede, nyt leveringsforsøg planlagt
- Efterladt ved lagerport 3
Kommentarer kan være synlige i sporingsportaler og notifikationer.
5. Indsend opdateringen
Når du indsender opdateringen, opdateres forsendelsesposten i TMS med det samme, og hændelsen bliver en del af forsendelsens historik. Konfigurerede notifikationer og systemudløsere kan blive aktiveret. Hvis der indsendes forkerte oplysninger, kan der tilføjes en ny opdatering for at rette oplysningerne.
Upload dokumenter
Du kan vedhæfte dokumenter og billeder direkte til forsendelsen fra den offentlige side. Det kan omfatte både transportdokumentation og visuel dokumentation relateret til forsendelsen.
Eksempler på filer, du kan uploade:
- Fragtbrev
- Underskrevet CMR
- Leveringsbevis (POD)
- Proformafaktura
- Fotos af læssede eller stuvede paller
- Fotos af beskadigede pakker eller varer
Sådan uploader du en fil
- Gå til sektionen Documents eller Upload.
- Klik på Upload file, Add document eller uploadikonet (afhængigt af din brugergrænseflade).
- Vælg filen fra din enhed.
- Tilføj en kort beskrivelse, hvis det er muligt (for eksempel: Underskrevet CMR, Foto af palle 3 eller Beskadiget pakke ved ankomst).
- Klik på Save eller Submit.
Den uploadede fil bliver en del af forsendelsesposten i TMS og er synlig for brugere, der har adgang til den pågældende forsendelse.
Sikkerhed og tilladelser
Selvom login ikke er påkrævet, er adgangen begrænset via et unikt link, der er knyttet til den specifikke forsendelse. Kun brugere, der har modtaget linket, kan opdatere forsendelsen. Linket giver ikke adgang til andre forsendelser eller andre områder i systemet.
Af sikkerhedsmæssige årsager bør du kun dele linket med autoriserede parter og ikke offentliggøre linket i offentlige kanaler.
Bedste praksis
- Kontrollér altid forsendelsesnummeret, før du opdaterer
- Brug tydelige og faktuelle kommentarer
- Sørg for, at tidsstemplerne er korrekte
- Upload understøttende dokumentation, når det er relevant
- Indsend opdateringer så hurtigt som muligt, efter hændelsen har fundet sted
Ensartede og nøjagtige opdateringer forbedrer gennemsigtigheden i leveringen, reducerer behovet for manuel opfølgning og muliggør automatiserede efterfølgende processer.